بعد أي اجتماع قد تسمع التالي :-( السلام اول شي )
يلا عاد نبدا
1.كان يمكن الاّ أشارك في الاجتماع ! 2.لم يكن في الاجتماع أيّ شيء يخصني ! 3.لا أرى مبرراً لعقد الاجتماع ! 4.ما استغرق ثلاث ساعات كان ممكن أن يستغرق 5.ساعة واحدة !
تعتبر [url=http://www.ebfet.org/vb/showthread.php?t=661]الاجتماعات [/url]سلاح ذو حدين :-
ماذا يحدث لو نجح أو فشل ألاجتماع ؟
يؤدى نجاح أو فشل الاجتماع الى كثير من النتائج ، و من أهمها ما يلى : 1- نجاح الاجتماع يشيع الثقة بين الاعضاء فى جانب ، و بينهم و بين رئيس الاجتماع فى جانب آخر ، أما فشله فيشيع الريبة و الشك وعدم الثقة . 2- نجاح الاجتماع سيشجع على اعادة التجربة باعتبارها عمل جماعى منظم وهادف ، أما فشله فسيقلل من هذا الاحتمال، بإعتبار أن الاجتماع مؤدى الى الصراع والخلاف. 3-نجاح الجتماع يشجع على سيادة الفكر الجماعى و التعاونى، بينما يؤدى الفشل الى سيادة الفكر الفردى المستقل. 4-نجاح الاجتماع سيؤدى الى تحديد التزامات وصلاحيات الأعضاء، وفشله يؤدى الى تمييع المسؤلية وشيوعها على الأفراد بحيث يصعب محاسبة المقصر. 5- يؤدى نجاح الأجتماع الى استغلال موارد ووقت وعمل بكفاءة بينما يعنى فشل الأجتماع إهدار موارد ووقت العمل. 6-يؤدى نجاح الاجتماع الى تحقيق أهداف الجماعة، بينما يؤدى فشلها الى الفشل فى تحقيق الاهداف.
لنعلم أن :-
- [url=http://www.ebfet.org/vb/showthread.php?t=661]الاجتماعات [/url]وسيلة وليست هدف لذاتها , اجعلها آخر الوسائل والبدائل لتحقيق الاهداف .
- كثرة [url=http://www.ebfet.org/vb/showthread.php?t=661]الاجتماعات [/url]واللجان الفرعية ظاهرة غير صحية في الادارة .
- سير الاجتماع مسؤولية كل المجتمعين وليس القائد فقط ولهذا تقاس جودة [url=http://www.ebfet.org/vb/showthread.php?t=661]الاجتماعات [/url]بجودة المشاركين .
- فيجب أن تتعلم مجموعة المشاركين في الاجتماع بعض أبجديات ادارة [url=http://www.ebfet.org/vb/showthread.php?t=661]الاجتماعات [/url]لكي تعمل معاً بفعالية .
فما هي؟
---------------------------------------------------------------------------
هنا سنتعلم تفاصيل كاملة عن هذه الدورة التى يطلبها كثيييييييييييييييييير من صناع الحياة
-
---------------------------------------------
سنتعلم معاً الأتى:-
ما هو الأجتماع ؟
* أهمية [url=http://www.ebfet.org/vb/showthread.php?t=661]الاجتماعات [/url]:-
-------------------------------------------------------------------------
ماهى انواع الأجتماع ؟
أولاً:الاجتماعات الاوتوقراطية:
ثانياً:إجتماعات طلب الرأى والمشورة:
ثالثاً: [url=http://www.ebfet.org/vb/showthread.php?t=661]الاجتماعات [/url]الديموقراطية:
رابعاً: إجتماعات حرة (تدار بسياسة عدم التدخل):
خامساً:أنواع أخرى:-
-------------------------------------------------------------------
هل تعرف الفرق بين اللجان والاجتماعات؟
وما هى انواع الجان؟
(1) اللجان الدائمة:
(2) لجان المهام الخاصة:
(3) اللجان التمهيدية:
-----------------------------------------------------------------------------------------------------
يقال أن 80 % من نجاح الاجتماع يحدد قبل انعقاده ( قاعدة بريتو 20 / 80 )
ما هى الأسباب التى تستحق الدعوة للإجتماع؟
ما هى الأسباب التى لا تستحق الدعوة للإجتماع؟
-----------------------------------------------------------------------------
كيف تقوم بالإعداد للإجتماع؟
أولاً: التخطيط لإجراءات الأجتماع:
الأهداف والنتائج وجدول الأعمال وكيف تحدد من سيحضر الاجتماع و......أخرى.....
ثانياً: ترتيبات خاصة بجو ومكان الإجتماع:
ثالثاً:ترتيب شكل القاعة:
رابعاً: تجنب الضوضاء:
-------------------------------------------------------------
الإعلان عن الإجتماع
يمثل الإعلان عن الإجتماع خطوة مهمة ورسمية فى سلسلة خطوات عقد الإجتماع. واتبع الخطوات الآتية؟؟!!!:
( Why ). (How )&((What(When ) (Where). ( Who )
؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟ ؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟
-------------------------
* دورة حياة [url=http://www.ebfet.org/vb/showthread.php?t=661]الاجتماعات [/url](ديناميكية [url=http://www.ebfet.org/vb/showthread.php?t=661]الاجتماعات [/url])
--------------------------------------------------------------------------------------------
كيف تكون رئيسا ناجحا للإجتماع؟
قائد الاجتماع :Leader
يعتبر المسؤول الأول عن السير العام والتوجه النهائي للاجتماع .
(1) قبل الاجتماع:
(2) بداية الاجتماع:
(3) إدارة المناقشات:( صهر ما يصدر عن كل المشاركين في بوتقة واحدة )
(4) بعد الاجتماع
كيف تبث الروح فى مناقشات المجموعة
-----------------------------------------------------------------
كيف تكون سكرتيرا ناجحا للاجتماع؟
الميسّر (المنسق) :- Facilitator
الأمين :- Recorder
(1)قبل الاجتماع
(2) اثناء الاجتماع
(3) بعد الاجتماع
---------------------------------
كيف تكون عضوا ناجحا فى الاجتماع؟
اولا: قبل الاجتماع( الاعداد المسبق للاجتماع ذهنياً ونفسياً )
ثانيا: اثناء الاجتماع
ثالثا: بعد الاجتماع
--------------------------------------------------------------
مشاكل [url=http://www.ebfet.org/vb/showthread.php?t=661]الاجتماعات [/url]وكيفية علاجها
كيف تفسد إجتماعا؟
اولا: قاطع الحديث:
ثانيا: غير موضوع الحديث:
ثالثا: قم باثارة المتحدث:
رابعا: تحدى المتحدث:
خامسا: عارض المتحدث:
سادساً: تهكم على المتحدث:
----------------------------------------------------------------
أولا: كيفية التعامل مع الاعضاء الذين يتحدثون كثيرا
(1) التعامل مع محب الظهور:
(2) التعامل مع المنقذ:
(3) التعامل مع الثرثار:
(4) التعامل مع المعارض دائما:
(5) التعامل مع المتحدثين جانبا:
(6) التعامل مع المشتكى(كثير الشكوى):
(7) التعامل مع الانانى:
(8) التعامل مع الصامت( قليل الكلام):
(9)التعامل مع النزاعات الشخصية:
ثانيا: التعامل مع الاعضاء الذين لايتحدثون:
(1)التعامل مع غير المهتم:
(2) التعامل مع المستمع( الذى يستمع فقط دون ان يتحدث):
(3)التعامل مع الخجول:
(4)التعامل مع الخائف:
(5)التعامل مع عديم الحيلة:
القوى المؤثرة في [url=http://www.ebfet.org/vb/showthread.php?t=661]الاجتماعات [/url](علم نفس الاجتماعات)
-------------------------------------------------------------------------------------
بعض فنون ادارة الاجتماعات 1- العصف الذهنى. 2- الاجتماع عن بعد(أو دلفى). 3- الاجتماع الرسمى (أو الاجتماع الصورى). 4- القباعات الستة فى التفكير 5- من إتخاذ القرار إلى صناع القرار.
بالأغلبية أم بالإجماع؟
-------------------------------------------------
متابعة الأجتماعات
التنشيط :- ( التحفيز والتجديد )
كيف تكون رئيسا ناجحا للإجتماع؟
قائد الاجتماع :Leader
يعتبر المسؤول الأول عن السير العام والتوجه النهائي للاجتماع .
تتميز [url=http://www.ebfet.org/vb/showthread.php?t=661]الاجتماعات [/url]بمجموعة من الخصائص يجب عليك معرفتها، وهى أنها وسيلة لتحقيق اهداف أو حل بعض النزاعات، وهى عملية اجتماعية تمتد آثارها خارج نطاق الاجتماع وتتاثر بعوامل كثيرة داخل وخارج نطاق الاجتماع، كما تحتاج لتعدد المعارف والعلوم والمهارات والسلوكية.
وباعتبارك رئيس لجنة ..... يحتم عليك الامر ان ترأس اجتماعا للجنتك، كما قد تتاح الفرصة لرئاسة بعض الاجتماعات. إن هذه المناصب ليست سهلة، وتحتاج الى مهارة عالية، وإذا اتبعت النصائح التالية يمكن ان تنجح فى رئاسة اللجان والاجتماعات،وقد يحتاج الامر منك ان تركز على بعض النصائح فى كل مرة اجتماع حتى تبنى مهاراتك شياً فشياً ،واعلم أن بعض النصائح قد تحتاج منك ان تقرأها وأن تتذكرها اثناء الاجتماع، وستجد انها سهلة التطبيق،
والخطوات التالية توضح باختصار كيفية الاعداد للإجتماع، وعند بداية الاجتماع، وفى ادارة المناقشات وبعد الاجتماع.
خطوات ادارة الاجتماع:
(1) قبل الاجتماع:
* الموضوعات الاهم اولاً.
* الموضوعات غير المهمة اخيراً.
(2) بداية الاجتماع:
اراحة عقول المجتمعين ؛ بالسؤال عن حالهم وأسرتهم على أن يتم ذلك بسرعة ودون تصنع . -
- كلمة تذكيرية.
- قم بتقديم الاعضاء الجدد الذين يحضرون الاجتماع لأول مرة، واذكر اسماء الاعضاء المعتذرين، والاعضاء الذين لم يحضروا.
ومن هذه الاهداف ما يلى:
* اخطار اعضاء الاجتماع بمعلومة معينة.
* تبادل الخبرة والرأى.
* الحصول على اكبر قدر من الافكار.
* حل مشكلة معينة.
* تقييم مشروعات او موضوعات.
* اتخاذ قرار محدد.
* التفتيش عن المشاكل.
* النصح والمشورة.
* تنمية روح الفريق.
* تحديد الاهداف ومواعيد تنفيذ.
(3) إدارة المناقشات:( صهر ما يصدر عن كل المشاركين في بوتقة واحدة )
* اعتقد ان اهتماماتنا مشتركة فى.......... اليس كذلك.
* ولكن ماهو رايك فى........
* ما رايك فى التركيز على.........
*الا ترى ان........ هو افضلها.
* ولكن ما الذى يجب ان نفعله؟
*ما رايك فى الحل؟
* ما هى الخطوة التالية فى رايك؟
- اشكر واثني على الفكرة والعمل الجيد.17
- ( الالتزام:جدول ماذا / من / متى )
- المتابعة , المساندة: الأمين / القائد.
وسائل التقييم:استبيان ( دون كتابة أسماء) / المقابلة / التقييم الذاتي -
وتذكر التالى جيداً:-
يستخدم الاقناع أكثر من السلطة في تنفيذ القرارات. -29
(4) بعد الاجتماع
12- نبه المشاركين لما فات من وقت، وما اذا كان هناك خروج عن الوقت المحدد. 2- تاكد ان السكرتير قام باعداد وتوزيع الاجتماع، وجدول اعمال الاجتماع على الاعضاء. 3- ضع موضوعات الاجتماع فى تسلسل يعكس اهميتها النسبية: 4- يمكن ترتيب الموضوعات بحيث توضع الموضوعات التى فيها خلاف وجدل اولا، والموضوعات التى فيها اتفاق فى نهاية الاجتماع، وحتى تكون نهاية الاجتماع ذات اثر نفسى طيب على المشاركين. 5- احيانا ، ولاسباب سياسية دنيئة، يمكن وضع الموضوع الهام فى آخر بند يطرح على الاعضاء ، وذلك بعد ان يكونوا قد وصلوا الى درجة من الارهاق، تضمن معها موافقتهم على اى اقتراح ترغبه دون معارضة تذكر. 6- حدد الوقت اللازم لمناقشة كل موضوع وذلك كاسلوب لمراقبة الوقت فى الاجتماع. 7- حدد من سيشارك فى اللجنة او الاجتماع، وحدد عددهم المناسب. 8- حدد دور كل فرد فى الاجتماع ومساهمته فى الجوانب الفنية او المناقشات. 9- لا مانع ان تعرض وجهة نظرك لبعض المشاركين فى موضوع معين قبل بدء الاجتماع، وان تتبين وجهة نظرهم، حتى تستطيع ان تتوقع ما يمكن ان يحدث خلال الاجتماع بما يمكنك من التحكم فى الاجتماع وتوجيهه. 10- اقرا كل الاوراق والمستندات الخاصة بموضوعات الاجتماع. 11- هيىء المكان المناسب للاجتماع من حيث درجة الحرارة والتهوية والأدوات المكتبية والاوراق والأقلام ووسائل الايضاح اللازمة. 12- حدد وقت بداية الاجتماع ، ولاحظ انه ليس من الفضل بدايته مبكرا فى اليومن فربما يكون عدد الحاضرين اقل مما تتوقع، كما قد يفضل ان يبدؤا اعمالهم الاصلية مع بداية اليوم، كما لايفضل ان يكون الاجتماع متأخرا فى اليوم، والا ستكون نتيجته الارهاق وعدم الكفاءة. 13- حدد اماكن جلوس الاعضاء قبل بداية الاجتماع وذلك بناءا على معرفتك لكل منهم فالافراد كثيرى الكلام يجب ان يجلسوا بجوارك عن يمينك او يسارك بحيث يجدوا صعوبة فى الاتصال بك وجها لوجه، اما الاعضاء المتعارضين بصفة دائمة فى الراى فلا يجب ان يجلسوا وجها لوجه حتى لا تكون هناك فرصة لقيام مشادات بينهم اثناء الاجتماع. 14- وفر المعلومات والمستندات لكل اعضاء الاجتماع، ويفضل ان يكون ذلك فى ملف متكامل يرسل الى اعضاء الاجتماع قبل بدايته بفترة كافية. 2- ابدا الاجتماع فى الوقت المحدد- وإن لم يحضر بعض المشاركين - ، ولا تبدأ متاخراً أبداً، حافظ على سمعتك كرجل منضبط المواعيد. 3- لا تبتسم فى تسامح لمن يتأخر عن بداية الاجتماع(ان الابتسامة الصفراء دليل سيىء). 4- لامانع ان تسرد لهم بسرعة الموضوعات التى سيتم تناولها، والزمن المحدد لكل منها فى المناقشة، ويمكن ان تنبههم بضرورة الالتزام بهذه المواعيد (رتب الأولويات). 5- قم بادارة بنود وموضوعات الاجتماع كما هو مدون فى جدول اعمال الاجتماع، وبنفس الترتيب(قسم وجزء الوقت) 2- كن عادلا فى تقسيم الوقت بين المتحدثين، واعط فرصة اكبر عدد ممكن من المشاركين فى الحديث. 3- اذا لاحظت ان هناك شوشرة على احد الاعضاء اثناء تحدثه، فاطلب منه التوقف فورا واطلب من الاعضاء التركيز فيما يقول الزميل، ودعه يسترسل فى الحديث مرة أخرى. 4- اذا كانت الشوشرة ناتجة عن انخفاض صوت المتحدث وعدم وضوحه فاطلب منه ان يرفع صوته وان يوضح رأيه، اما اذا كانت الشوشرة ناتجة عن خروجه عن موضوع المناقشة فاطلب منه ان يعود الى الموضوع. 5- فى بعض الاحيان قد يكون مفضلا الا تكون واضحا لأبعد الحدود، واحتفظ لنفسك بقدر من الغموض كى تجذب انتباه الحاضرين. 6- حاول ان تكون مسلياً ولامانع من سرد بعض الفكاهات، على الاخص عندما تشعر بالملل بدا يتسرب للحاضرين. 7- اذا كان الاجتماع سيستغرق وقتا طويلا، خذ فترة راحة، وقدم بعض المشروبات كى يستطيع الاعضاء نشاطهم (يفضل إعطاء فترة استراحة قصيرة (10 دقائق) بعد ساعة من الاجتماع ). 8- لخص المناقشات فى نهاية كل موضوع، او حتى فى منتصفه، واشرح الاتجاه الجديد فى المناقشة. 9- تذكر ان اسهل طريقة لانهاء موضوع معين هى ان تتدخل بتلخيص المناقشة فيه، موضحا الموافقة او عدم الموافقة او الاتجاهات المتباينة فيه(انتهي من القضية التي بدأت بها). 10- اذا لاحظت ان هناك خلافات فى الراى على وشك الظهور، فلا تكتمها، ودعها تطفو على السطح، وعالجها بحكمة(تفاعل مع ما يقوله المشاركون)، وقم بتلخيص اوجه الراى فيها، والمقارنة بينها، ولا تفقد اعصابك، ولاتاخذ الخلاف بصورة شخصية وحاول الدمج بين وجهات النظر المختلفة. 11- لا تعرض أقتراحاتك كأنها حلول نهائية ولها أفضلية في التنفيذ . 11- استمع جيدا لما يقوله اى مشارك(استغل خبرات المشاركين)، ولاحظ كيف يستمع الاخرون وما هى ردود افعالهم . 13- وجه المناقشة داخل الاجتماع، واذا خرج الحديث الى امور هامشية وخارجية تدخل بسرعة وقل مثلا: 14- قد يسترسل الحديث ويدخل فى مناقشات نظرية دون التدخل فى التطبيق العملى، او فى الحل او فى التصرف، وعليك ان تشجع الجانب العملى،او فى الحل وفى التصرف،وعليك ان تشجع الجانب العملى ببعض العبارات مثل: 15- شجع الجميع على التحدث والمشاركة فى المناقشة وطرح وجهات نظرهم ،وبخاصة الافراد الصامتين فقد يكون صمتهم ناجما عن عدم ثقتهم فى انفسهم او خجلهم او خوفهم. 16- راقب انعدام الانتباه والتركيز. 19- اذا استمرت المناقشات بعد الوقت المحدد لها، يجوز ان تؤجل مناقشة هذا البند او البنود الاخرى للاجتماع القادم. 20- انهي الاجتماع أو أجله إذا رأيت أنه الأنسب 23- حدد ما يجب ان يقوم به كل عضو بعد الاجتماع. 24- التقييم :الادارة / المشاركين/ جدول الاعمال / الزمان / المكان 27- ايجاد روح الألفة والانسجام بين المشاركين 28- القائد يشارك في النقاش كأنه عضو وليس قائد (كثيراً من الأحيان) 30- التحسب للمنافسة: اذا كان هناك شخصان معروف أنهما كثيرا المحاجة والمناقشة فيما بينهما فمن الأفضل ألا يجلسا بجانب أو مقابل بعضهما في الاجتماع.(سنستفيض فى شرح أنواع البشر فى الإجتماعات فى الجزء الخاص بحل مشاكل الاجتماعات) 31- التعرف على عقليات ونفسيات المجتمعين (فكّر في أعباء المشاركين). 32- رؤية جميع المشاركين في الاجتماع. 2- اعطى تعليمات للسكرتير بكيفية كتابة محضر الاجتماع الذى يقوم بتلخيص المناقشات والقرارات التى اتخذت. 3- راجع مع السكرتير محضر الاجتماع بعد كتابته وطباعته. 4- تأكد من ان الاعضاء المكلفين بمهام معينة يقومون فعلا بها، وتابع ذلك بنفسك. 5- راجع نفسك كرئيس للاجتماع، وقيم عملك، وحدد لنفسك الشىء الجديد الذى يمكن ان تضيفه فى الاجتماع القادم. 1- أطلب من سكرتير الاجتماع ان يحدد موضوعات الاجتماع، وايضا بالتشاور مع الاعضاء المشاركين فى الاجتماع.
15- قم باعداد ملف كامل لنفسك وفى ثنايا وهوامش الملف ضع لنفسك خطة لكيفية عرض كل موضوع، اساليب الاقناع، ومتى ستتدخل فى الحديث، ومتى ستقدم اقتراحاتك، وهى بمثابة مسودة لك فى كيفية ادارة الاجتماع. 18- احتفظ بسجل يسجل فيه الاعضاء اراهم،حتى يكونوا اكثر حرصا فيما يقولون(لا تصادر الأفكارغيرالتقليدية (الابداعية). 22- اشكر المشاركين على الحضور. 25- نبه المشاركين الى موعد ومكان الاجتماع القادم. 26- توضيح أدوار ومسؤوليات المشاركين 6- حدد الهدف او الغرض من كل موضوع او بند سيبدا مناقشته، 1- اعط للاجتماع الشكل الديمقراطى من حيث الاجراءات واسلوب المناقشة. 21- اذا جاء وقت نهاية الاجتماع، فانهِ الاجتماع ولخص ما دار فيه، وحدد النتائج التى تم التوصل اليها، وخذ موافقة عامة على ما حدث(استخدم الربع الساعة الأخيرة كالأولى) 1- تاكد مع السكرتير ان جميع الملاحظات قد ء 
